Kurul Toplantısına Katılım Neden Önemli?

Kat malikleri kurulu, binanın veya sitenin en yetkili karar organıdır. Yıllık işletme bütçesi, aidat tutarları, yönetici seçimi, büyük onarım ve yenileme projeleri, ortak alan kullanım kuralları gibi konuların tamamı bu toplantılarda görüşülür. Yani cebinizden çıkacak para da yaşam kalitenizi belirleyen kurallar da burada şekillenir.

Toplantıya katılmayan malik, alınan kararlara kural olarak uymak zorundadır. Sonradan itiraz etmek mümkün olsa da bunun belirli usulleri ve süreleri vardır; en etkili yol, kararın alındığı anda masada olmaktır.

Düşük katılımlı toplantılarda kararlar az sayıda kişinin görüşüyle alınır. Bu durum hem temsili zayıflatır hem de alınan kararların sonradan tartışılmasına yol açar. Aidat artışına itiraz eden ama toplantıya gelmeyen bir malik, aslında itiraz hakkını kullanabileceği en doğru zemini boş bırakmış olur.

Katılımın düşük olduğu binalarda yönetim denetimi de zayıflar. Hesapların incelenmesi, denetçi seçimi ve faaliyet raporunun ibra edilmesi gibi süreçler, geniş katılımla çok daha sağlıklı işler.

Etkili katılım, toplantı salonuna girmekle değil hazırlıkla başlar. Çağrı yazısıyla birlikte gelen gündemi önceden okumak, merak ettiğiniz kalemler için yönetimden belge istemek ve söz almak istediğiniz konuları not etmek toplantıyı sizin için çok daha verimli kılar.

• Gündem maddelerini önceden okuyun ve sorularınızı yazın
• Geçmiş yıl bütçesi ile yeni bütçe teklifini karşılaştırın
• İşletme defteri ve faturaları toplantı öncesinde incelemeyi talep edin
• Öneri getirecekseniz maliyet ve gerekçesini hazırlayarak gelin
• Katılamayacaksanız güvendiğiniz birine usulüne uygun vekalet verin

Toplantıya bizzat katılamayan malikler kendilerini vekil aracılığıyla temsil ettirebilir. Vekaletin yazılı olması ve bir kişinin taşıyabileceği vekalet sayısına ilişkin sınırlar bulunduğu unutulmamalıdır; bu konuda güncel mevzuatı kontrol etmekte fayda vardır. Vekalet verirken, vekilinizin sizin görüşlerinizi bildiğinden emin olun; boş bir imza değil, net bir talimat verin.

Yönetimlerin de katılımı artırmak için yapabilecekleri vardır: toplantı tarihini yeterince önceden ve birden fazla kanaldan duyurmak, sakinlerin çoğunun uygun olduğu saatleri seçmek ve gündemi anlaşılır biçimde özetlemek bunların başında gelir. Profesyonel yönetim hizmeti alan sitelerde toplantı organizasyonu, tutanak ve karar takibi sistematik biçimde yürütüldüğünden katılımın etkisi de artar. Sonuçta güçlü bir kurul, güçlü bir bina yönetiminin ön koşuludur.