Sakin Anketleriyle Ortak Karar Almak

Kat malikleri kurulu resmi karar organıdır; ancak yılda bir veya birkaç kez toplanır. Oysa site yaşamında karar gerektiren irili ufaklı konular sürekli ortaya çıkar: bahçe düzenlemesinin rengi, sosyal tesisin kullanım saatleri, güvenlik uygulamasında değişiklik gibi. Anketler bu tür konularda sakinlerin eğilimini hızlıca görmeyi sağlar.

Anket sonuçları hukuken kurul kararının yerini tutmaz; bu ayrımı baştan netleştirmek gerekir. Ancak toplantı öncesinde eğilim ölçen bir anket, kurulun daha hazırlıklı ve hızlı karar almasını sağlar; hangi konularda uzlaşı hangi konularda tartışma olduğunu önceden gösterir.

Anketin değeri sorularının kalitesine bağlıdır. Yönlendirici olmayan, tek bir konuyu ölçen ve herkesin aynı biçimde anlayacağı sorular yazmak esastır. Beş dakikada tamamlanamayan anketler yarıda bırakılır; kısalık katılımın en büyük dostudur.

• Her soru tek bir konuyu ölçsün; iki konuyu tek soruda birleştirmeyin
• Yönlendirici ifadelerden kaçının, seçenekleri dengeli sunun
• Kararsızım veya fikrim yok seçeneğine yer verin
• Sonunda serbest görüş için bir açık uçlu alan bırakın
• Yanıt süresi için net bir bitiş tarihi belirleyin

Anketi tek kanaldan duyurmak yeterli olmaz. Pano ilanı, kapı altı bilgilendirme, mesaj grubu ve varsa yönetim uygulaması birlikte kullanılmalı; internet kullanmayan sakinler için basılı form seçeneği mutlaka sunulmalıdır. Anketin amacını ve sonuçların nasıl kullanılacağını açıklamak, insanların vakit ayırma isteğini artırır.

Kimlerin yanıtlayabileceği de baştan netleşmelidir: yalnızca malikler mi, kiracılar da mı? Konu aidat ve mülkiyeti ilgilendiriyorsa malik görüşü öncelikli olabilir; günlük yaşamı ilgilendiren konularda ise tüm sakinlerin görüşü değerlidir.

Anketin en kritik aşaması sonuçların paylaşılmasıdır. Katılım sayısı, seçeneklerin dağılımı ve öne çıkan serbest görüşler özetlenerek tüm sakinlere duyurulmalıdır. Sonucu yalnızca yönetimin bilmesi, anketlere duyulan güveni bir daha kurulamayacak biçimde zedeler.

Sonuçların ardından ne yapılacağı da açıklanmalıdır: konu kurul gündemine mi alınacak, yönetim doğrudan bir iyileştirme mi yapacak? Görüşü sorulan ama sonucunu ve etkisini hiç görmeyen sakinler, bir sonraki ankete katılmaz.

Anket eğilimi netleştirdikten sonra, bağlayıcı karar gerektiren konular usulüne uygun biçimde kurul gündemine taşınmalıdır. Toplantıda anket sonuçlarının özet olarak sunulması tartışmayı kısaltır ve kararların geniş tabanlı olmasını sağlar. Düzenli anket yapan sitelerde zamanla bir ortak akıl kültürü oluşur; sakinler kararların tepeden inmediğini bildiği için uygulamaya da daha gönüllü uyum gösterir.