İşletme Projesi Nasıl Hazırlanır?

İşletme projesi, bir apartman veya sitenin önümüzdeki dönemde yapması beklenen harcamaları ve bu harcamaların kat maliklerine nasıl dağıtılacağını gösteren yıllık mali plandır. Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yöneticinin temel görevlerinden biri bu belgeyi hazırlamaktır.

Kat malikleri kurulu bir işletme projesi kabul etmemişse, bu planı hazırlamak yöneticinin sorumluluğundadır. Proje, aidatların hangi gerekçeyle ve hangi tutarda toplandığını şeffaf biçimde ortaya koyduğu için sakinlerle yönetim arasındaki güvenin de temelini oluşturur.

İyi bir işletme projesi, geçmiş dönem verilerine dayanır. Önceki yılın gerçekleşen gider kalemlerini, fatura tutarlarını ve personel maliyetlerini çıkararak işe başlayın. Enflasyon ve fiyat artışlarını da hesaba katarak her kalem için gerçekçi bir tahmin oluşturun.

Ayrıca yıl içinde planlanan bakım, onarım ve yenileme işlerini belirleyin. Asansör bakım sözleşmesi, yangın tesisatı kontrolü, çatı onarımı gibi öngörülebilir işler bütçeye baştan dahil edilmelidir; böylece yıl ortasında sürpriz ek aidat ihtiyacı azalır.

İşletme projesinin omurgası gider kalemleridir. Her kalemi ayrı ayrı ve anlaşılır başlıklar altında listelemek, hem hesap kolaylığı sağlar hem de kat maliklerinin projeyi denetlemesini kolaylaştırır.

• Personel giderleri: kapıcı, güvenlik, temizlik görevlisi maaşları ve sigorta primleri
• Ortak alan elektrik, su ve doğalgaz faturaları
• Asansör, jeneratör ve hidrofor gibi tesisatların periyodik bakım sözleşmeleri
• Temizlik malzemeleri ve sarf giderleri
• Bahçe ve peyzaj bakımı
• Öngörülemeyen giderler için ayrılan yedek pay

Toplam yıllık gider tahmini ortaya çıktıktan sonra, bu tutarın bağımsız bölümlere nasıl paylaştırılacağı belirlenir. Yönetim planında aksine bir hüküm yoksa kanundaki genel paylaşım esasları uygulanır; bazı giderler eşit, bazıları arsa payı oranında dağıtılır.

Hesaplanan yıllık pay on iki aya bölünerek aylık aidat tutarı bulunur. Dağılım tablosunu her bağımsız bölüm için ayrı ayrı gösteren bir liste hazırlamak, ilerideki itirazların önüne geçer.

Hazırlanan işletme projesi kat maliklerine veya bağımsız bölümü fiilen kullananlara yazılı olarak bildirilir. Kanunda öngörülen süre içinde itiraz edilmezse proje kesinleşir ve uygulanmaya başlar.

İtiraz gelirse konu kat malikleri kurulunda görüşülür ve proje kurul kararıyla yeniden şekillenebilir. Bu nedenle tebliğ tarihlerini ve itiraz süresini belgelemek, yönetimin elini güçlendirir; güncel mevzuattaki süreleri mutlaka kontrol edin.

Bağımsız bölüm sayısı fazla olan, personel istihdam eden veya kapsamlı teknik tesisata sahip sitelerde işletme projesi hazırlamak ciddi bir muhasebe disiplini gerektirir. Bu noktada profesyonel site yönetim firmalarından destek almak hem hata riskini azaltır hem de yöneticinin üzerindeki yükü hafifletir.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, temel ilke aynıdır: gerçekçi tahmin, şeffaf dağılım ve düzenli raporlama. Bu üçü sağlandığında işletme projesi bir formalite olmaktan çıkıp sitenin mali pusulası haline gelir.