Karar Defteri Nasıl Tutulur?

Karar defteri, kat malikleri kurulunun aldığı kararların resmî kaydıdır. Aidat belirlemeden yönetici seçimine, tadilat onayından dava kararlarına kadar binayı bağlayan her karar bu defterde yaşar.

Usulüne uygun tutulmamış bir defter, alınan kararların geçerliliğinin tartışılmasına yol açabilir. İcra takibinden iptal davasına kadar birçok hukuki süreçte ilk istenen belge karar defteridir.

Karar defteri, sayfaları numaralı ve ciltli bir defter olmalı ve notere onaylattırılmalıdır. Genel uygulamada defterin her yıl kapanış onayına da tabi tutulması gerekir; güncel usul için mevzuatı ve noterinize danışmayı ihmal etmeyin.

Defterin sorumluluğu yöneticidedir. Defteri usulüne uygun tutmamak, yönetici açısından sorumluluk doğurabilecek bir ihmaldir.

Kararların açık, anlaşılır ve sonradan tartışma yaratmayacak biçimde yazılması gerekir. İyi yazılmış bir karar metninde şu unsurlar bulunmalıdır.

• Toplantının tarihi, saati ve yeri
• Katılan maliklerin ve vekillerin listesi ile arsa payları
• Toplantı ve karar yeter sayısının sağlandığının tespiti
• Görüşülen gündem maddeleri
• Alınan kararların açık metni ve oy dağılımı
• Katılanların imzaları

Bir karara katılmayan malik, muhalefetini deftere şerh düşebilir. Bu şerh, ileride açılacak bir iptal davasında dava hakkının korunması açısından önemlidir; karara katılmayan maliklerin bu hakkı kullanması genel olarak tavsiye edilir.

Kararlar, toplantıya katılanlar tarafından imzalanır. İmzasız veya eksik imzalı kararlar, geçerlilik tartışmalarına açık kapı bırakır; bu nedenle toplantı bitmeden imzaların tamamlanması en sağlıklı uygulamadır.

Uygulamada en sık görülen hatalar; kararların sonradan ve özet biçimde yazılması, sayfa atlanması, karalama ve daksil kullanılması ile toplantıya katılmayanların yerine imza atılmasıdır. Bu hataların her biri defterin güvenilirliğini zedeler.

Düzeltme gerektiğinde üstü tek çizgiyle çizilip yanına doğrusu yazılmalı ve paraflanmalıdır. Profesyonel yönetim hizmeti alan sitelerde defter düzeni genellikle standarttır; Reel Yönetim gibi kurumsal firmalarla çalışan binalarda bu tür şekli hatalarla çok daha az karşılaşılır.