Kat Malikleri Kurulu Toplantısı Rehberi

Kat malikleri kurulu, ana taşınmazdaki tüm bağımsız bölüm maliklerinden oluşan karar organıdır. Yönetici seçimi, işletme projesinin onayı, büyük onarım kararları ve yönetim planı değişiklikleri gibi temel konular bu kurulun yetkisindedir. Yönetici, kurulun aldığı kararları uygulayan icra organıdır; kurulun yerine geçerek karar alamaz.

Kurul kararları, toplantıya katılmayan veya karşı oy kullanan malikler dahil herkesi bağlar. Bu yüzden toplantılara katılım, hakların korunması açısından büyük önem taşır.

Kanun, kat malikleri kurulunun belirli aralıklarla olağan toplantı yapmasını öngörür; toplantı zamanı yönetim planında da düzenlenmiş olabilir. Acil durumlarda ise olağanüstü toplantı çağrısı yapılabilir; bu çağrıyı yönetici, denetçi veya kanunda öngörülen sayıda kat maliki yapabilir.

Olağanüstü toplantının gündemi çağrıda açıkça belirtilmelidir ve kural olarak yalnızca bu gündem görüşülür. Toplantı takvimine ilişkin ayrıntılar için yönetim planınızı ve güncel mevzuatı kontrol edin.

Toplantının en kritik aşaması çağrıdır; usulsüz çağrıyla yapılan toplantıda alınan kararlar iptal riski taşır. Çağrının tüm kat maliklerine, kanunda ve yönetim planında öngörülen süre önceden ve belgelenebilir bir yolla ulaştırılması gerekir. Çağrıda toplantının yeri, saati ve gündemi eksiksiz yazılmalıdır.

İlk toplantıda yeter sayı sağlanamama ihtimaline karşı ikinci toplantının tarihinin de aynı çağrıda belirtilmesi yaygın ve pratik bir uygulamadır.

Toplantı, katılımın imza listesiyle tespit edilmesiyle başlar; vekâletle katılanların belgeleri bu aşamada kontrol edilir. Ardından toplantıyı yönetecek bir divan başkanı ve tutanağı yazacak kâtip seçilir. Gündem maddeleri sırasıyla görüşülür, her madde için ayrı oylama yapılır.

Görüşmelerin sağlıklı ilerlemesi için söz alma düzenine uyulmalı, kişisel tartışmalara izin verilmemelidir. İyi yönetilen bir divan, çekişmeli toplantıları bile sonuca ulaştırabilir.

Alınan tüm kararlar toplantı tutanağına yazılır ve tutanak katılanlarca imzalanır. Kararlar, noter onaylı karar defterine işlenmelidir; defter düzeni kararların ispatı açısından hayati önem taşır. Toplantıya katılmayan maliklerin kararlardan haberdar edilmesi de yöneticinin görevidir.

Bir karara itirazı olan kat maliki, kanunda öngörülen süre içinde mahkemeye başvurarak kararın iptalini isteyebilir. Süreler hak düşürücü nitelikte olabildiğinden, itiraz düşünülüyorsa vakit kaybetmeden hukuki destek alınmalıdır.

Kalabalık sitelerde toplantıların uzayıp dağılması en sık şikâyet edilen konudur. Küçük hazırlıklar toplantı verimini ciddi biçimde artırır.

• Gündemi az sayıda ve net maddeyle sınırlayın
• Mali tabloları toplantıdan önce maliklerle paylaşın
• Vekâlet düzenini önceden duyurun ve örnek form dağıtın
• Her madde için süre hedefi belirleyip divana hatırlatın
• Kararları toplantı bitmeden tutanakta netleştirin