Kurul Toplantısında Vekâletle Temsil

Kat malikleri kurulu toplantıları çoğu zaman herkesin uygun olduğu bir zamana denk gelmez. Kanun bu gerçeği dikkate alarak maliklerin toplantıda bir vekil aracılığıyla temsil edilmesine imkân tanır.

Vekâletle temsil, hem katılımı artırır hem de toplantı yeter sayısının sağlanmasını kolaylaştırır. Ancak bu imkânın sınırları ve usulü vardır; bunları bilmeden verilen vekâletler sorun yaratabilir.

Vekil, başka bir kat maliki olabileceği gibi malik olmayan bir kişi de olabilir; eş, çocuk veya güvenilen bir üçüncü kişi vekil tayin edilebilir. Yönetim planında bu konuda özel düzenlemeler bulunabileceğinden önce planı kontrol etmek yerinde olur.

Önemli bir sınır, bir kişinin temsil edebileceği oy sayısına ilişkindir. Kanun, oy toplamanın kötüye kullanılmasını önlemek için bir vekilin kullanabileceği oy sayısına üst sınır getirmiştir; bu sınırın güncel uygulamasını mevzuattan teyit etmenizi öneririz.

Genel uygulamada kurul toplantısı için verilen temsil yetkisinin yazılı olması yeterli kabul edilir; her durumda noter şartı aranmaz. Ancak yönetim planı daha sıkı bir şekil öngörmüşse ona uyulmalıdır.

Sağlıklı bir vekâlet belgesinde şu bilgiler yer almalıdır.

• Vekâlet veren malikin adı ve bağımsız bölüm numarası
• Vekilin adı ve kimlik bilgisi
• Hangi toplantı için yetki verildiği
• Yetkinin kapsamı; tüm gündem mi, belirli maddeler mi
• Tarih ve imza

Vekâletin kapsamı, uygulamada en çok tartışılan konudur. Genel bir temsil yetkisi, vekile gündemdeki tüm konularda oy kullanma imkânı verir; belirli maddelerle sınırlı vekâlette ise vekil yalnızca o maddelerde oy kullanabilir.

Özellikle büyük harcamalar, yönetici seçimi veya tadilat onayı gibi önemli gündem maddelerinde vekilinize oy yönünüzü açıkça yazılı olarak bildirmeniz, sonradan doğabilecek anlaşmazlıkları önler.

Kiracı, malikin yazılı yetkilendirmesi olmadan malik adına oy kullanamaz; oturuyor olmak temsil yetkisi doğurmaz. Paylı mülkiyette ise paydaşların kendilerini kimin temsil edeceğini belirlemesi gerekir.

Vekâletnamelerin toplantı başında divana teslim edilmesi ve karar defterine katılım listesiyle birlikte kaydedilmesi, kararların geçerliliği açısından önemlidir. Şüpheli veya eksik vekâletler, kararların iptali taleplerinde sık kullanılan bir gerekçedir.