Yeni Yönetici İçin İlk 90 Gün

Göreve başlarken yapılacak ilk iş, önceki yönetimden devir teslimi yazılı ve eksiksiz almaktır. Karar defteri, işletme defteri, banka hesap bilgileri, mevcut sözleşmeler, personel özlük dosyaları ve borç alacak listesi devir tutanağına bağlanmalıdır. Eksik teslim alınan her belge, ileride sizin sorumluluğunuzmuş gibi karşınıza çıkabilir.

Devir sırasında kasa ve banka bakiyelerinin mutabakatını mutlaka yapın. Aidat borçlusu listesiyle banka kayıtlarını karşılaştırmak, devraldığınız mali tablonun gerçekliğini test etmenin en hızlı yoludur.

İlk ay büyük değişiklikler yapma ayı değil, öğrenme ayıdır. Binayı baştan sona gezin; asansör, ısıtma, su deposu, yangın sistemleri gibi kritik noktaların durumunu yerinde görün. Görevli personelle tanışın, iş tanımlarını ve sorunlarını dinleyin.

Sakinlerin nabzını tutmak da bu dönemin işidir. Kısa bir anket veya kapı kapı olmasa da doğal temaslarla en çok şikayet edilen üç beş konuyu belirleyin. İlk enerjinizi herkesin dert ettiği sorunlara yöneltmek, güven inşasının en kestirme yoludur.

İkinci ayın odağı mali disiplindir. Aidat tahsilat oranını netleştirin, borçlu listesini güncelleyin ve gecikmiş alacaklar için nazik ama kararlı bir hatırlatma süreci başlatın. Tahsilatta tutarlılık, yönetimin ciddiyetinin ilk göstergesidir.

Mevcut tedarikçi sözleşmelerini de bu dönemde gözden geçirin. Yıllardır sorgulanmadan yenilenen sözleşmelerde çoğu zaman iyileştirme alanı vardır. Alternatif teklifler almak, mevcut tedarikçiyle bile daha iyi şartlarda anlaşmanızı sağlayabilir.

Üçüncü ayın sonunda elinizde binanın fiziksel durumu, mali tablo ve sakin beklentilerinden oluşan net bir resim olmalı. Bu resmi kısa ve öncelikli bir eylem planına dönüştürün: acil onarımlar, orta vadeli iyileştirmeler ve uzun vadeli hedefler.

Planı kat malikleriyle şeffaf biçimde paylaşın. İnsanlar her sorunun hemen çözülmesini değil, sorunların görüldüğünü ve bir plana bağlandığını görmek ister. Düzenli bilgilendirme alışkanlığını ilk doksan günde kurarsanız, görev süreniz boyunca en büyük destekçiniz bu şeffaflık olur.

• 1-30 gün: devir teslim, bina turu, personel ve sakin dinlemesi
• 31-60 gün: aidat ve tahsilat düzeni, sözleşme gözden geçirme
• 61-90 gün: öncelikli eylem planı ve maliklerle paylaşım
• Sürekli: düzenli bilgilendirme ve kayıt disiplini

Yeni yöneticilerin en sık düştüğü tuzak, her talebe evet diyerek başlamaktır. Kaynaklar sınırlıdır; önceliklendirme yapmadan verilen sözler, birkaç ay içinde hayal kırıklığına dönüşür. İkinci yaygın hata, önceki yönetimi sürekli eleştirmektir; bu tavır kısa vadede sempati toplasa da uzun vadede güven zedeler.

Karar ve işlemlerinizi mutlaka kayıt altına alın. Karar defterinin düzenli tutulması, harcama belgelerinin arşivlenmesi ve kurul kararlarına uygun hareket edilmesi, hem hukuki güvenceniz hem de bir sonraki yönetime bırakacağınız en değerli mirastır. Yükün ağır geldiği noktada profesyonel yönetim desteği almak da kurula önerebileceğiniz meşru bir seçenektir.